КАНДИДАТСТВАНЕ ЗА ГРАНТ. ЕТАПИ НА ПРОЦЕДУРАТА

 

1. Грант

Грантът представлява сума пари, която се отпуска на бизнеса или организация. Грантове се отпускат от централните и местни изпълнителни органи, от ЕС и други организации. За да се получи грант зависи дали бизнесът отговаря на няколко критерия:

  • Конкретни проекти - Финансирането обикновено е свързано с конкретен проект. Например преместване, разработка на нов продукт или изследване на нов пазар за износ. Обикновено, след известно време трябва да се докаже, че проектът е осъществим. Планът за проекта трябва да е добре дефиниран, с ясно посочени цели. Добре съставеният бизнес план е една много важна част от предложението.
  • Местоположение - Много от грантовете са за конкретно местоположение. Някои планове са на национално равнище, но повечето се управляват на местно равнище, и следователно географското/оперативното местоположение на бизнеса е от решаващо значение. Размерът на финансирането, което ще бъде отпуснато, зависи до голяма степен от мястото, където да се създаде и развие дейността. Може да се получи допълнителна подкрепа при инвестиране или преместване на бизнеса в социално изостанали райони, особено ако това води до създаване на нови работни места. Европейският съюз е обявил някои райони като нуждаещи се от подпомагане, поради текущата икономическа ситуация в тях. Тези райони, разделени на "Цел едно" и "Цел две", получават допълнително финансиране, за да се подпомогне възстановяването им.
  • Класификация на бизнеса - Правният статут на организацията също играе роля при определянето на размера на възможния кредит. Повечето бизнес грантове се дават на дружества с ограничена отговорност, командитни дружества и еднолични търговци.
  • Тип отрасъл - Схемите за финансиране често се създават за развитието на определен отрасъл. Изпълнителните органи и регионалните агенции за развитие са набелязали конкретни отраслови "ниши" за подпомагане. Добре е да се разбере кои са тези "ниши" и как може конкретната дейност да се вмести в тях.
  • Цел на гранта - Обикновено грантовете се отпускат за конкретна цел. Например износ, преместване или инвестиране в завод или машини. Бизнесът ще отговаря на условията на гранта само ако заявката попада в рамките на целта, за която е предназначен гранта. Отклонението от това правило води до отхвърляне на молбата.

Едно от условията на гранта е, че трябва да се участва и със собствени средства. Грантовете обикновено покриват между 15% и 50% от разходите по инициативата. Отделни мероприятия (напр. обучение) или благотворителни дейности (напр. за обществени организации) могат да получат до 75% - 100% финансиране.

Грантът трябва да се обсъди с ръководителите, преди да се инвестират много време и пари. Личният контакт е важен, тъй като процесът на кандидатстване понякога е бюрократичен, така че може да се спечели, ако някой проявява интерес. Необходимо е да се каква е целта на схемата на гранта и какви фирми са постигнали успех преди това. Това ще помогне в решението дали това е правилният грант за кандидатстване.

Плащането често се прави по даден график. Може да е на равни интервали, на определен етап от свършената работа или при доказване на разходи. Дори ако по принцип е одобрен гранта, все пак може да се наложи да се сключват и допълнителни споразумения за финансиране на проекта, докато грантът бъде усвоен.

2. Грантове на ЕС

Европейската комисия отпуска пари под формата на грантове с цел да се изпълнят конкретни дейности или проекти по политиките на ЕС. Тези грантове се отпускат в различни области като изследователска дейност, образование, здравеопазване, защита на потребителите, опазване на околната среда, хуманитарна помощ и т.н.

Бенефициентите на грантовете са основно обществени организации и най-вече индивидуални лица, избрани от ЕК, които имат капацитета да изпълняват тези проекти.

Тъй като грантовете покриват различни видове области, специфичните условия, които трябва да бъдат изпълнени са напълно различни. От голямо значение е да се прегледат условията за кандидатстване на всеки грант. Въпреки това има няколко основни принципа, които трябва да се вземат в предвид:

  • Грантовете са част от допълнително финансиране. ЕС не финансира цялостно проектите на 100 %; само проекти, които се осъществяват в трети страни могат да получат 100 % финансиране;
  • Позволява на дадена дейност да бъде разделена дори финансово и не води до печалби за техния бенефициент;
  • не може да се отпускат с обратна сила за дейности, които вече са изпълнени.

Само един грант може да бъде отпуснат, за изпълнението на дадена дейност!

Грантовете не се отпускат за конкретен случай. Точно обратното: те са предмет на годишно планово изготвяне. Преди 31 март всяка година, отделите на ЕК, които се занимават с грантовете публикуват годишната работна програма на техния уебсайт. Работната програма фиксира общите рамки на грантовете, които се предвижда да бъдат обявени през идната година (област, цели, разписание, наличен бюджет, условия за отпускане на гранта и т.н.) Преглеждайки тези работни програми може да се проверят областите, по които да се кандидатства.

Впоследствие отделите на ЕК публикуват покана за участие в конкурс на техните интернет страници; тези покани за участие канят кандидатите да представят в рамките на конкретен срок, предложение за действия, които отговарят на критериите и целите, които трябва да бъдат постигнати. Тези покани за конкурс могат също така да бъдат обявявани в Официалния вестник на ЕС (Серия C). (http://eur-lex.europa.eu)

Всички предложения се преглеждат и оценяват на основата на критериите, които са посочени в поканата за участие в конкурс, като се осигурят равни възможности на кандидатите при оценка; кандидатите се информират индивидуално за решенията взети относно тяхното предложение.

Някои грантове се отпускат директно на техните бенефициенти, без да се публикува покана за участие в конкурс. Това може да се дължи на специфичните компетенции и характеристики, което прави техните бенефициенти единствени за осъществяването на тази дейност (в случай на монопол), или поради неотложността за изпълнение на дейността (при хуманитарната помощ).

Тъй като грантовете се финансират с обществени пари, ЕК прилага принципа на прозрачност. До 30 юни всяка година, отделите на ЕК публикуват на техните интернет страници списъка с грантовете, които са били отпуснати през изминалата година, с изключение на тези, които са отпуснати под формата на стипендии на индивидуални лица.

3. Етапи при процедурата

Проектите на Структурните фондове – както на практика и всички проекти в рамките на европейските програми за финансиране преминават през шест етапа:

3.1. Програмиране – създаване на общи насоки и принципи на сътрудничество между Европейския съюз и определена държава.

Това е процесс на стратегическо планиране, в който се изготвят и обявяват процедури за набиране на проектни предложения по приоритетните оси на програмите. Секторният и тематичния фокус на помощта на ЕС и широката дефиниция на идеите за проекти и програми се определя въз основа на анализ на проблемите и възможностите на държавата, като се отчитат приоритетите на ЕС и държавата-партньор, действията на други донори, местния и европейски капацитет. Полученият в резултат на анализа документ се нарича ”национална стратегия” или „стратегия за национална подкрепа”.

3.2. Идентификация и разработване на проектни предложения

Проблемите, интересите и нуждите на потенциалните заинтересовани страни се анализират в контекста на установената от националната стратегия рамка. Дефинират се идеи за проекти и други действия, които се оценяват с цел да се определи кои от тях да бъдат подложени на по-нататъшни проучвания. Възможно е да бъдат извършени секторни, тематични или предварителни проучвания с цел подпомагане определянето, избора или изследването на конкретни идеи и определяне на допълнителни проучвания, необходими за формулирането на проект или действие. Полученият продукт е решение дали разглежданият вариант следва да бъде подложен на по-подробно проучване.

Идентификацията на проекта започва с формулирането на необходимостта от изпълнението му, както и установяването на определена ситуация, която се нуждае от промяна. Ето защо проектът е нещо повече от идея или чиста необходимост. Той представлява своевременна и целенасочена интервенция, която следва ясна логика.

Идентифицирането на проектите включва следните стъпки:

-          Определяне на проблема

-          Анализ на причините за проблема, посочване на варианти за решението му и преценка дали това ще предизвика нови проблеми

-          Определяне на заинтересованите групи лица, които ще бъдат повлияни от разрешаването на проблема и оценка на техните нужди

-          Първоначално формулиране на целите на проекта и оценка на алтернативните подходи за тяхното постигане

-          Вземане на решение дали да се пристъпи към разработването на проект

На етапа на идентифицирането, целите и съдържанието на проекта се определят достатъчно подробно, за да оправдаят използването на ресурси за допълнителни предпроектни проучвания за неговата осъществимост.

Проблем може да бъде всичко: лоши пътища, ниско качество на произвежданата продукция, дълъг срок за издаване на административни справки, безработица, замърсени води и т.н. Изходна точка за анализа е определянето на един високоприоритетен проблем, който ограничава развитието на съответната общност, организация или фирма. След това трябва да се анализират причините за проблема. В повечето случаи те са много, но един проект може да реши само няколко от тях. Необходимо е да се определи кои от множеството причини могат да бъдат повлияни от проекта. На практика, това е началото на поставянето на ограничения за проекта. Съществуват алтернативни начини за разрешаване на всеки проблем – премахването на всяка отделна причина за проблема допринася за неговото разрешаване. Алтернативите трябва да бъдат определяни и да се избере най-подходящата от тях.

При преценката на необходимостта от проект се определят групите и институциите, които ще бъдат засегнати от проекта и се предвиждат тяхната реакция, която може да подкрепи проекта или да му попречи. Например, от един проект за общинско водоснабдяване биха могли да бъдат засегнати следните групи и институции: домакинства, промишлени предприятия, собственици на терени, екологични организации, ХЕИ, местни власти. Идентифицираният проект трябва да предоставя съществени изгоди за ползвателите и да ги стимулира да вземат участие в изпълнението му. Проектът трябва да отразява проблемите и възможните пътища за тяхното решаване от гледна точка на ползвателите. В противен случай, планираните промени няма да бъдат възприети.

Идентифицирането е най-критичната фаза от цикъла на проекта. Ако по време на нея не е избрана най-добрата проектна концепция, малко вероятно е това да бъде направено по-късно, когато акцентът се измества от оценката на алтернативи към подробната разработка на една алтернатива.

Идентифицирането на проект може да се осъществи с помощта на следните техники: Анализ на проблемите; Анализ на целите; Анализ на алтернативите.

3.2.1. Анализ на проблемите

Идентифицирането на проекти предполага наличието на пречки, които могат да бъдат успешно преодолени чрез формулирането и изпълнението на проект.

Обикновено проектите са следствие от установяването на важни проблеми. Ето защо, първата задача е да се определи един централен фокусен проблем, който отразява най-добре сложния комплекс от проблеми, свързани с всяка социална или икономическа дейност.

Анализът на проблемите включва:

  • Идентифициране на проблемите
  • Предварителна оценка на относителната им важност
  • Определяне на взаимните връзки между проблемите
  • Ако е необходимо, по-подробен анализ на проблемите

За да се идентифицират проблемите е необходимо да се анализира наличната информация (документи, статистически данни) за състоянието на сектора, региона, предприятието и т.н. Допълнителна информация може да бъде събрана чрез следните методи:

  • Интервюта
  • Дискусии със заинтересовани групи
  • Директни наблюдения (например технически одит)

Чрез метода „мозъчна атака” може да се изготви списък на съществуващите (не на бъдещите или възможни) проблеми и да се направи известна преценка за тяхната важност. Трябва да се има предвид, че проблемът не е липса на решение, а съществуващо негативно състояние. Например, вместо „банката не прилага модерни техники за електронни разплащания” би могло да се каже, че „прилаганите от банката техники за разплащания са неефективни”. В процеса на мозъчната атака може да се използва предварително направен списък на областите, в които да се търсят проблеми.

Проблем може да бъде всичко: лоши пътища, ниско качество на произвежданата продукция, дълъг срок за издаване на административни справки, безработица, замърсени води и т.н. Изходна точка за анализа е определянето на един високоприоритетен проблем, който ограничава развитието на съответната общност, организация или фирма. След това трябва да се анализират причините за проблема. В повечето случаи те са много, но един проект може да реши само няколко от тях. Необходимо е да се определи кои от множеството причини могат да бъдат повлияни от проекта. На практика, това е началото на поставянето на ограничения за проекта. Съществуват алтернативни начини за разрешаване на всеки проблем – премахването на всяка отделна причина за проблема допринася за неговото разрешаване. Алтернативите трябва да бъдат определяни и да се избере най-подходящата от тях.

Определянето на взаимни връзки между проблемите може да бъде извършено с помощта на аналитичната техника „дърво на проблемите”.

Дървото на проблемите се основава на разбирането, че проблемите се намират в йерархична зависимост. Всеки проблем е едновременно ефект, следствие на проблем(и) по-долу или причина за проблем(и) по-горе в йерархията. Задачата е да се намери място в дървото на определените при мозъчната атака проблеми. Разбира се, в реда на нещата е да останат празни места – липсващи звена, които да се допълнят впоследствие.

На първо място, от списъка на проблемите трябва да се определи централният (фокусният) проблем. От тази отправна точка задаваме въпроси за причините на проблема (поставят се в долната част на дървото) и следствията от проблема (поставят се в горната част на дървото). Анализът продължава с определяне на причините за причините и на следствията от следствията, при което дървото се разраства надолу и нагоре.

Дървото на проблемите се съставя по следния начин:

  • Съществените и директни причини за централния проблем се поставят успоредно под него;
  • Съществените и директни ефекти от централния проблем се поставят успоредно над него;
  • Проблемите-причини и проблемите-ефекти се развиват по същия начин, за да се формира дървото на проблемите.

Дървото помага да се идентифицират проблемите, но не дава представа за относителната им важност. Затова е необходима допълнителна преценка и определяне на най-важните проблеми. Тук е приложим принципът на Парето: отстраняването на 20% от пречките води до решаване на 80% от проблема. Анализът на проблема завършва с разкриването на всички причинно-следствени връзки, характеризиращи централния проблем и определянето на относителната важност на причините.

3.2.2. Анализ на целите

Анализът на целите е следващата стъпка при идентифицирането на проекта. За нея може да се използва техниката „дърво на целите”. Дървото на целите е огледално на дървото на проблемите: дървото на проблемите се преобразува в дърво на целите, като проблемите се преформулират като позитивни изрази (цели). Централният проблем също се трансформира в цел. Обикновено това е непосредствената цел на проекта. Работейки от долу нагоре, се преобразуват връзките причина-ефект във връзки от типа средство-цел и се поставят съответните свързващи линии, отразяващи връзките.

Проектът има поне две равнища на целите: непосредствени цели и главна цел.

Въз основа на дървото на проблемите и огледалното ниво на целите се избира едно разклонение, върху което ще се работи, т.е. това е проектната идея.

3.2.3. Оценка на алтернативите и избор на проектен подход

За решаването на всеки проблем съществуват различни алтернативи. Вариантите за решаването на централния проблем (постигането на непосредствената цел) са представени от отделните клонове на средствата и целите на дървото на целите. Вариантите представляват различните проектни подходи (проектни стратегии).

За да се избере проектния подход, трябва да се оценят алтернативите като се използват следните примерни критерии:

  • Общи разходи
  • Изгоди за потребителите
  • Вероятност за постигане на целите
  • Техническа осъществимост
  • Пазарно търсене на продуктите на проекта
  • Социално въздействие
  • Въздействие върху околната среда
  • Институционални възможности

Екипът, формулиращ проекта, може да избере различни допълнителни критерии и да направи приблизителна преценка по отношение на всеки критерий, например чрез следните изрази: висока/ниска, слабо/силно, малки/големи.

По-усъвършенстван е методът, при който на всеки критерий се присъжда тегло и се дава количествена оценка (брой точки) за съответствието на всеки вариант по отношение на отделните критерии.

Крайната оценка за всеки вариант е средна претеглена (на оценките за всички критерии) величина. За бизнес проектите е задължително да се анализират приходите и разходите на възможните алтернативи.

В резултат на идентифицирането на проекта може да се изготви кратко описание (резюме или рамка) на проекта. След като е избран проектния подход, основните елементи на проекта се извличат от дървото на целите и се подреждат в първата колона на таблицата с кратко описание на проекта.

Желаният резултат на идентифицирането не е едно определено предложение, а разработени концепции и анализ на вариантите. На този етап, положителните предложения са все още условни. В края на фазата, за допълнително разглеждане често се предлагат повече от един варианти.

В края на своята работа, екипът извършващ идентифицирането трябва да изготви списък на допълнителната информация, която трябва да се събере; да посочи проучванията, които трябва да се извършат; стъпките, които трябва да се предприемат и проблемите на формулирането, които да бъдат разрешени преди да стане възможно вземането на решение за разработване на определен вариант.

3.3.Предварителна оценка и подбор на проекти

Процесът на подбор на проекти се базира на строга и точно регламентирана процедура за оценка. Оценителна комиссия се назначава със заповед на ръководителя на УО на ОП с определен срок на работа.

При оценяването назначената със заповед на Ръководителя на УО на ОП оценителна комиссия се ръководи от принципите за публичност и прозрачност, свободна и лоялна конкуренция, равнопоставеност, конфиденциалност и недопускане на дискриминация.

Проучват се всички значими аспекти на идеята, като се вземат предвид насоките на националната стратегия, основните фактори за качество и мненията на заинтересованите страни. Основно внимание се отделя на съответствието между проекта и проблемите, както и неговата практическа приложимост. Полученият продукт е решение дали проектът да бъде предложен за финансиране.

3.4.Сключване на договор

Предложението за финансиране се разглежда от съответната вътрешна или външна комисия, след което се взема решение дали проектът да бъде финансиран. След това се подписва официално споразумение с правителството на държавата-партньор или с друга организация.

Обикновено донорът диктува формата и съдържанието на договора за финансиране, но договарящият директор има възможността да променя определени срокове и условия на финансиране. Понякога донорът подновява и променя изискванията, така че е възможно, финансирания, отпускани в различно време да имат различни изисквания.

Споразумението включва клаузи, уреждащи финансирането на проекта, като обикновено се състои от следните раздели: придружително писмо; съдържание; счетоводна информация и данни за одобрения бюджет; приложение 1 – График; приложение 2 – Описание на програмата; приложение 3 – Стандартни изисквания; приложение 4 – Стандарти за публикации, финансирани от донора.

3.5.Изпълнение и мониторинг на проекта

След одобряване на проектното предложение и сключване на договор предстои най-трудната част: изпълнение на проекта и то така, както е описан и планиран във Формуляра за кандидатстване. Отклонения от проектното предложение не се допускат.

Договорените ресурси се използват за постигане целта на проекта и по-широките, общи цели.

Напредъкът се оценява (мониторинг), за да бъде дадена възможност за актуализация при промяна на обстоятелствата.

3.6.Оценка на изпълнението на проекта.

Целта на оценката е да се определи съответствието и изпълнението на поставените цели, ефикасността, ефективността, въздействието и устойчивостта на проекта. Оценка може да се извършва по време на изпълнението на проекта (средносрочна), в края му (окончателна) или след приключването му (последваща). Целта е или да се дава насока за развитието на проекта, или да се извлекат поуки за бъдещи проекти и програми.

Този процес е познат като „жизнен цикъл на проекта” („цикъл на проекта”)[5].

По време на своя "живот" всеки един проект преминава през различни фази (етапи), които, събрани заедно, формират т.н. "жизнен цикъл ни проекта".

Няма определен начин, по който за всички проекти да бъде дефиниран един общ вид на жизнения цикъл, който универсално да описва проектите в различни области на познанието, индустрии, дори при различните функционални направления вътре в дадена фирма (маркетинг, финанси, производство, услуги и т.н.).

Много фирми се опитват да създадат стандартна база по отношение на проектите, осъществявани вътре в техните рамки и въпреки това, ако им се наложи да участват в проекти, насочени към осъществяване на цели/обекти при трети страни/клиенти, фазите на тези проекти могат да се различават от установените в самите фирми вътрешни стандартни процедури.

Общото и от основна важност по отношение на фазите на жизнения цикъл на проекта е следното:

1) Жизненият цикъл на проекта е последователност от фази, които показват, какво трябва да бъде направено, за да бъде свършена работата по проекта;

2)Почти при всички проекти отделните фази на жизнения им цикъл са последователни и обикновено тяхното начало и край се "материализират" в измерими параметри, характеристики, показатели и др., с чиято помощ се дефинират необходимите начални условия (inputs) за стартиране на съответна фаза и нейния резултат (output/deliverable), който от своя страна е начално условие за стартиране на следващата фаза.

4. Фактори, оказващи решаващо влияние на проекта

Факторите, жизнено важни за успеха на проекта, са онези елементи, които задължително трябва да съществуват в организацията, за да се създаде обстановка, в която проектите могат да бъдат управлявани успешно. Джон Рокарт ги определя така: "Факторите, критично важни за успеха, следователно за всеки бизнес, са краен брой области, в които, ако резултатите са удовлетворителни, те ще осигурят на организацията успешно конкурентоспособно изпълнение на дейността. Те са малкият брой ключови области, където "нещата задължително трябва да вървят правилно", за да преуспява бизнесът. Ако резултатите в тези области не отговарят на изискванията, достиженията на организацията за определен период ще са по-малко от предвидените."

Концепцията за факторите, които са критично важни за успеха, може да бъде приложена към всяка област - към самия проект, към управлението на проектите, към организацията на проекта, към околната среда на проекта и т.н.

Фактори, важни за успеха на проектите са:

- Цели и задачи на проекта - точното дефиниране и разбиране на целите и обхвата на работата на проекта;

- Подкрепа от страна на висшето ръководство - ограничеността на ресурсите и високата степен на неопределеност често водят до конфликти и кризи;

- Планиране на проекта - трансформирането на целите, задачите и критериите във функциониращ план е връзката между концептуалното планиране и изпълнителската фаза. Подробният план, който обхваща всички аспекти на проекта -технически, финансови, организационни, графици, комуникации и контрол, е базата на неговото реализиране. Планирането не приключва с началото на реализацията, тъй като отклоненията от първоначалните планове може да доведат до ново планиране или актуализиране. Следователно планирането е динамичен и непрекъснат процес, който свързва променящите се цели и намерения в един краен резултат;

- Консултации с клиента - крайният потребител на резултатите от проекта е и крайният оценител на неговия успех;

- Кадрови въпроси - добре мотивиран екип със задоволителна степен на загриженост към целите на проекта и добрите му връзки с клиента са ключов фактор за успеха на проекта;

- Технически въпроси - разбирането на техническите въпроси по даден проект и обезпечаването с екип с необходимите технически умения са важно задължение на мениджьра на проекта. Неподходяща или неприложима технология може да повлияе на всички аспекти на управлението на проекта (разходи, графици, срокове и др.);

- Приемане от клиента - текущите консултации с клиента по време на жизнения цикъл на проекта увеличават вероятността за успех при приемането му;

- Контрол на проекта - непрекъснатият поток от информация за действителното изпълнение на проекта е механизъм, позволяващ на ръководителя да противодейства на неопределеността. Сравнявайки действителното състояние с текущите планове, мениджърът на проекта може да идентифицира отклоненията, да предотврати проблемите и да предизвика реакция за коригирането и/или отстраняването им;

- Комуникации — успешното преминаване през фазите от жизнения цикъл на проекта и добрата координация между участниците изисква непрекъсната обмяна на информация. Формалните канали на предаване на информация, както и добрата работна среда, способстваща за неформален обмен на информация, също допринасят за успеха на един проект.

Други фактори, допринасящи за успеха, са:

- Подходящо разпределение на разходите във времето;

- Ясна "картина" на взаимовръзките и взаимозависимостите;

- Оптимално използване на ресурсите;

- Ранно идентифициране на промените и проблемите;

- Силно развито чувство за работа в колектив;

- Мотивиране чрез участие във вземането на решения;

- Ясно разбиране за ролите и отговорностите и т.н.